财政部 国家档案局 关于规范电子会计

　　凭证报销入账归档的通知

　　(财会〔2020〕6号)

　　党中央有关部门财务部门、档案部门，各省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅(局)、档案局，新疆生产建设兵团财政局、档案局，国务院各部委财务部门、档案部门，财政部各地监管局，有关人民团体财务部门、档案部门，中央企业财务部门、档案部门：

　　为适应电子商务、电子政务发展，规范各类电子会计凭证的报销入账归档，根据国家有关法律、行政法规，现就有关事项通知如下：

　　一、本通知所称电子会计凭证，是指单位从外部接收的电子形式的各类会计凭证，包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证。

　　二、来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力。

　　三、除法律和行政法规另有规定外，同时满足下列条件的，单位可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档：

　　(一)接收的电子会计凭证经查验合法、真实;

　　(二)电子会计凭证的传输、存储安全、可靠，对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现;

　　(三)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据，能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务，能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序，且能有效防止电子会计凭证重复入账;

　　(四)电子会计凭证的归档及管理符合《会计档案管理办法》(财政部国家档案局第79号令)等要求。

　　四、单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。

　　五、符合档案管理要求的电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力。除法律、行政法规另有规定外，电子会计档案可不再另以纸质形式保存。

　　六、单位和个人在电子会计凭证报销入账归档中存在违反本通知规定行为的，县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门应当依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等有关法律、行政法规处理处罚。

　　七、本通知由财政部、国家档案局负责解释，并自发布之日起施行。

　　针对新政用友财务云的解读

　　一、对规范性提出了要求

　　(一)对此次予以规范的电子会计凭证进行了界定，即为单位从外部取得的电子形式的各类会计凭证。

　　(二)明确了合法的电子会计凭证、电子会计档案与纸质会计凭证、纸质会计档案具有同等效力;除法律、行政法规另有规定外，已经以合法合规方式进行电子化归档的电子会计凭证，无须再归档其纸质打印件。

　　(三)强调单位如使用电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档凭证的，必须同时保存该纸质打印件的电子会计凭证原件。单位利用纸质会计凭证的电子影像件等电子复制件进行会计核算，不属于本《通知》所述的范畴，仍应按纸质会计凭证的有关规定进行管理。

　　(四)明确了单位可仅用电子会计凭证报销入账归档所需同时满足的条件。

　　(五)明确了违反《通知》规定所应承担的法律后果。

　　二、对落地实施提出了要求

　　《通知》要求自发布之日起施行。要求各单位在贯彻落实过程中重点做好以下工作：

　　(一)要加强政策宣传培训。各级财政部门、档案行政管理部门要充分运用媒体、网络等多种渠道，切实加强对《通知》有关政策的宣传，做好政策解读和引导;各单位财务部门、档案部门要加强对从业人员的业务培训，积极引导从业人员正确理解《通知》精神，全面掌握《会计档案管理办法》关于电子会计档案生成、管理等有关要求。

　　(二)要加快推进电子发票报销入账归档工作。各单位要对照《通知》要求，加强单位信息化建设，及时升级会计核算系统，实施并完善电子档案管理，确保单位对电子会计凭证的利用、保管等符合有关法律和行政法规的规定。对于仅能取得电子会计凭证但暂时又不具备电子化报销入账归档条件的单位，不得仅使用电子会计凭证的纸质打印件报销入账归档，应当妥善保存电子会计凭证，并建立电子会计凭证与相关联会计档案的检索关系。

　　(三)要加强日常监督检查。各级财政部门、档案行政管理部门要在实施日常监管中，将《通知》的执行情况纳入监管范围，对于存在违反《通知》规定的行为的单位和个人，要及时予以纠正，对情节严重的，要依法依规坚决予以惩处。

　　三、对企业管理实践提出了新要求

　　(一)企业管理制度体系需要更新

　　基于两部委发布的《会计档案管理办法》(财政部国家档案局第79号令)的基础上，结合企业的自身特点，更新企业的会计档案管理制度、操作规范、及执行标准等，建立一整套新的企业会计档案管理制度体系，确保新的管理方式在各个管理层面上都得到标准化的落地执行。

　　(二)会计档案管理方式需要改变

　　《通知》的出台将电子档案合法化，会计档案可以以电子形式进行保存。企业将逐步增加电子会计档案在企业中的档案占比，一方面，明确了合法的电子会计凭证、电子会计档案与纸质会计凭证、纸质会计档案具有同等效力，可以有利于减少企业的管理成本，另一方面，信息技术的发展下，有利于发掘档案的数据价值，企业应建立一套属于自身特性的评估模式，充分的评估分类档案，梳理企业会计档案管理方式。

　　1.实行会计档案全生命周期管理

　　将全生命周期理念应用到档案管理中，将会计档案从制、存、查形成一整套的全生命周期管理流程，档案“制”的过程涵盖档案采集和加工; 档案“存”的过程涵盖档案存储和管理，包括了重建、移交、上架、外借、鉴定、销毁和权限管理等，最后档案“查”的过程涵盖档案利用，包括档案检索、报告和统计等。

　　用友电子会计档案业务流程图

　　2.重建会计档案管理架构

　　依据《通知》要求，搭建符合企业实际需求的电子会计档案管理系统：简化实体档案归档操作，实现电子会计档案在线管理;完善会计档案业务管理，提高会计档案管理水平;完备的会计档案利用服务，维护档案会计安全，发挥会计档案价值。

　　3.转变会计档案管理观念

　　企业将改变传统模式种以纸质管理为主，进行纸质档案的管理工作，手工进行凭证匹配装订，封盒装柜，纸质借阅管理，台账登记管理等方式，《通知》政策新要求，企业将逐步以依托于系统为主，进行电子文件的审核，归档后在系统中完成借阅、权限控制等的管理。同时将被动的管理者行为转变成主动型的管理行为，掌握计算机技术，更好地提升工作效率，在过程中不断挖掘新的价值，对会计档案信息的统计分析，实现档案价值及风险预警的功能。

　　用友财务云助力企业会计档案管理转型

　　一、对标新政

　　用友财务云电子会计档案打造行业领先的，具备业务扩展与管控能力，适应系统变革，符合科技创新趋势的会计电子档案系统。可以为企业档案管理生命周期全过程提供信息化支撑，构建一体化的会计档案管理系统：一体化影像和数据归档简化实体档案归档操作;规范化的会计档案管理;完备的会计档案利用服务。

　　二、实施策略

　　(一)建立标准体系

　　依托会计档案系统完善会计档案接受管理、库存管理、调阅管理、处置管理，实现对会计档案全周期的高效低险管理;

　　(二)规范业务凭证

　　业务类原始凭证通过打印条码封面、人工扫描方式实现电子化收集、归档，实现业务凭证单据化管理;

　　(三)数据分层治理

　　对档案类型，人员权限进行高业务贴合度的分层和管理，对敏感数据进行分层的数据可视管理。以财务核算系统为基础，与报账等相关业务系统通过集成方式，通过扫描、数据转换、OCR、后台导入等方式建立碧桂园真实、完整、可用、安全的会计电子档案，具备数据收集、整理、查询、分析等全程电子流管理功能，为用户提供高效、便利、端到端的数字化档案服务。同时，为保障系统在海量数据下高效、稳定，系统应支持碎片化压缩、断点续传、电子附件独立部署及存档转储等功能。

　　用友财务云电子会计档案系统整体架构图

　　(四)六大应用场景

　　多方式支持影像件采集、实现自动装册&自动归档&自动上架、支持档案多维度检索、严格档案管理查阅&借阅&移交等、建立电子会计档案与纸质档案索引、能实现纸质档案反向查找电子会计档案。

　　三、产品价值

　　目前，用友财务云电子会计档案应用已覆盖全国多家大型企业客户，在为诸多客户提供服务的实践中，方案价值得以彰显和被广泛认可。

　　价值一：完整的解决方案，电子会计档案库、电子凭证库、实体档案影像库。

　　价值二：全业务电子化，纸质&电子档案同时管理、扫描仪&高拍仪集成、支持远程查阅审计。

　　价值三：自动化归档，自动生成存储目录、自动统计生成相应归档信息、同步处理纸质档案并记录存储位置、自动生成档案封面和盒脊数据。

　　价值四，方便档案利用，目录查询&专题查询&综合查询&模糊查询、支持凭证上下级联查、灵活设置查阅权限。

　　价值五：按需服务，私有云部署、公有云托管服务、公有云服务+采集端。

　　价值六：可靠的安全性，原始性和完整性保障、身份认证&电子签章、防篡改&防泄漏、存储和传输的安全。

　　价值七：产品集成，支持标准档案接口、支持标准档案模板、按规则实现自动归档。

　　总结

　　企业在进行电子会计档案管理建设和转型的过程中能做到以数字化战略和国家政策为指导，以“数据是资产”理解为基础，以创新技术为工具，以变革管理方式为支撑，在数据化时代下，企业电子会计档案管理转型就能获得成功。