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OA系统,流程审批的重要性

  【建设行业 报道】曲折的审批程序、漫长的待审时间一直是民生之痛,如何提高审批效率成为政府与民众共同关心、急待解决的问题。行政审批效率的提高离不开制度、机构的变革,同时也离不开信息技术的支撑。在电子政务遍地开花的今天,OA已然成为行政办公必不可少的左膀右臂。OA为政府部门迅速快捷地搭建起高效的电子政务平台,以开放式的、可扩展的性能实现政府内部机构和政府部门之间的协同和互动的应用体系。

  1、连锁效应 节约审批时间

  行政审批效率低下的原因除了审批人的主观因素外,还包括一些客观因素,如历史资料的调用难问题。政府及组织在发展过程中产生许许多多的文件、公文、合同等资料,而一个流程的审批往往需要繁多的资料凭证,因此搜集资料的过程成为时间的又一消耗因素。

  OA特设的流程关联功能,可通过子流程进行流程与流程之间的关联,在子流程中可以链接到主流程,在主流程中可以链接到所有相关的子流程。例如一个员工提交报销申请的流程,OA系统便能够自动调取其之前的采购申请单等单据,而无需二次寻找,节省大量时间成本。

  2、 抑制多头管理毒瘤 将审批“关进笼子里”

  多头管理是审批过程中经常碰到的难题,一个问题莫名其妙地涉及到多个部门、多个领导,且“多头”各自为政、尺度不一,最后反而导致“空头管理”,造成资源内耗,降低行政效率。此时,拥有一套规范审批流程的系统,将审批“关进笼子里”显得尤为重要。

  将审批关进笼子就是通过OA流程管理规范工作步骤,实现事务在系统内的顺利流转和处理,相当于给审批过程订了一个框架,每个节点审批人可以按照岗位、角色、部门、领导、候选人、表单中的字段、职务等多种方式进行严谨规划选择,流程按照既定路线一步步走下来,当前节点未办理完成,下一节点的审批人便看不到此审批文件,从而避免审批过程中的多头冲突,满足工作流程的刚性管理需求。

  而且OA软件精益求精,有些OA厂商能够提供流程更加个性的展现方式,例如九思软件(www.jiusi.net)采用B/S图形化流程编辑器,支持从设计到维护的全程图形化,让审批过程所见即所得,更加透明化。

  3、 责任追踪 防止扯皮

  责任不明确,相互扯皮推诿是行政审批展现不断拉长的又一主因。传统的审批方式具有高度的隐蔽性,多个中间环节也许仅是一个点头、一句赞同,往往最后追究起来查无考证,造成责任流产。

  OA系统正好解决了审批过程中这一扯皮现象。OA工作流具有痕迹保留功能,处理过的流程节点以不同的颜色标识,以流程日志的方式显示每个节点接收意见和处理的时间。每个中间审批人的处理状态均已文字的形式储存在OA系统中,既避免了工作遗漏又明确了指责指向,更起到了有效监督的作用,从而在根本上提到行政审批效率。

 

(李梦)


 


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