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2013年18期9月下

科学的系统架构决定项目信息化的成效
中建三局第二建设工程有限责任公司 屠孝军、刘建斌

    [摘要]本文结合企业应用的实际主要探讨了建筑工程项目管理信息化系统架构建设的基本思路,并在此基础上对系统架构与实际应用有效结合问题进行了阐述,提出了科学的系统架构决定项目信息化应用成效的观点,并以具体的应用实例进行了说明。
[关键字]信息化  流程  系统架构  模式    

    人类社会自经历蒸汽机时代、电气时代以后,当前正快速进入计算机时代,互联网的深入应用已经明显改变着人们的学习、生活以及工作的方式,企业内外部经营环境也正发生着深刻的变化,单纯就建筑施工企业而言,客户的“差异化需求”以及“快速响应要求”等,已经对传统项目管理方式提出了巨大挑战,尤其是在“企业规模的不断扩张,项目管理模式不断演变”的条件下,相当多的施工企业普遍感觉到资源整合、人力调配、风险管控等方面的乏力,并且“绿色建筑、节能建筑”等新的工程建设理念不断呈现,利用信息技术变革传统项目管理模式无疑将成为时代发展的必然。正因为如此,一大批优秀的施工企业正积极主动的应对这一趋势,在项目管理信息化方面,进行了深入的研究与应用,部分企业也取得了初步的成效,但就整体应用效果而言,应该说与期望的目标还存在巨大差距,比如有的企业始终处于低效重复投入的状况、有的企业始终处于简单数据填报应用的状况,最终均未能达到各项业务信息“集成共享、高效流通”的局面。那么当下究竟是什么制约着项目管理信息化推进的进程呢?回答是肯定的,“人”的因素首当其冲,整个企业信息化的过程,本质上来讲也就是一个“化”人思维的过程,企业从上到下良好的信息化管理意识与氛围,往往对信息化推进工作产生巨大影响,但是决定系统推进成效的最直接因素,我们认为并非是“人”,而应该是“科学合理的信息系统架构”,或者更进一步来讲,“好”的架构必将蕴含着好的思维模式,也必将极大地增强整个系统的“实用性”和“易用性”。本文结合公司在项目管理信息化方面的探索与实践,对于如何构建实用的项目管理系统提出了基本思路,并对构建过程中重点考虑的问题进行了阐述,最后以具体的应用实例说明了科学的系统架构对于信息化应用成效的决定作用。
一、 什么是科学的信息系统架构
   正如我们看待一栋建筑,不同的空间结构往往会表现出不同的使用功能,各功能之间相互补充,从而体现出该栋建筑整体的实用性,信息系统也是一样,良好的架构对于信息本身的存储与导航利用来讲,同样强调系统性与实用性。从非技术层面来讲,我们认为科学合理的信息系统架构应满足以下几个方面的要求,即“四个有利于”——具体看就是“是否有利于管理数据的准确掌控;是否有利于业务流程的加速处理;是否有利用企业资源的整合利用;是否有利于企业管理模式的创新”。最为核心的一点就是能否在企业内部大面积推广应用,并得到管理人员的普遍认可。良好的架构不是企业凭空想象出来的,也不是某个软件公司实验室编制出来的,而是企业结合自身管理的实际,组织一批优秀管理人员讨论达成的共识,是未来普遍认同的一种业务流通处理模式,通俗来讲,科学的信息系统架构就是要达到不同人员在系统应用的过程中,对“信息”各取所需,直观明了,高效快捷,能够对自身的工作完成标准具有良好的指导性与可操作性,同时体现岗位之间信息的互通性。也正因为系统构建是一批优秀骨干人员思维的反映,因此,无论从业务操作层面还是数据分析层面,科学的信息系统架构必将有助于大多数管理人员脑力的解放,必将有助于降低企业的沟通协调成本。
二、 项目管理系统架构建设的基本思路
 事实上,谈论项目信息系统架构的问题,我们面临的第一个也是最为关键的一个问题,
    就是究竟我们哪些项目管理业务适合 “信息化”,“做什么”的问题不清楚,不可能构建出一个科学实用的信息系统,更谈不上什么成效。就项目管理现状来讲,其本身业务错综复杂,在企业横向、纵向层面涉及众多的管理人员,并且很多业务标准化管理水平还不够,处理方式灵活多变等,这些因素无疑都极大增加了当前构建实用信息系统的难度,如果不站在更高的层面来全面审视我们目前的项目管理过程,一开始就限于局部业务板块、局部操作流程讨论,恐怕很难体现出系统架构的整体性。因此,坚持“顶层设计”,强化“流程落地”,关注“重点活动”,规范“基础单据”,是我们系统构建阶段确立的基本思路,应该说既明确了项目管理范围,同时也指明了阶段信息化目标(如图)
                 项目管理系统应用架构图
     比如,针对“人、材、机”等要素资源的“引进、采购、合同、结算、支付”等环节,是项目管理过程中重点需要关注的,那么无论从“应用流程”,还是“业务单据”,都应该统一规范,并反映到最终的信息系统。同时,基层人员通过系统办理业务的结果,应该自动进入高层人员确立的业务分析体系,这样,才能够真正意义上形成“上下互动、联动应用”的局面。
三、 系统构建过程中需要关注的几个问题
    在构建实用系统架构的过程中,主要有两个方面的问题需要重视,一是认识层面,一是方法层面。“认识层面”要下大力气革除部分管理人员对于信息化“一步到位、一蹴而就、一劳永逸”这种“求全、求快、求久”思想,要统一规划,分步实施,对于企业高管人员的“思想统一”工作,在信息人员“人微言轻”的局面下,往往需要调动多方资源,周密策划实施。在方法层面,最为重要的一点,就是要找对“人”,成立一个优秀的“架构团队”。我们认为,一个优秀的项目架构团队,应该包含有六类人员,即“正向思考者、逆向思考者、畅想主义者、善于归纳者、系统设计者和启发思维者”(如图)。
    这些人的共同特质就是“经验丰富、善于沟通”。其中,“启发思维者”是核心,往往是一场会议实际的主持者。围绕每个具体的讨论目标,针对会场可能出现的“冲突、沉默、偏题”等现象,需要主持人不间断的予以发言“导向”,使之向既定的主题靠拢。“好”的架构是思维碰撞出来的,是多人智慧的结晶,因此,整个需求的提炼过程必须当作架构建设的重点工作来做,多花些时间也是必要的。
    另外,在流程优化方法层面,主要有三个问题需要关注,即“事情是‘我做’还是‘他做’问题、流程是走‘折线’还是‘直线’问题、审批结果各层级是‘看得见’还是‘看不见’问题”,以上问题往往与整个企业的文化、管理风格等因素直接相关,具体做法没有对与错,只有合理与不合理,在进行系统架构时,必须清醒认识,同时,“流程优化”务必形成公司一段时间内相对稳定的讨论结果,这样也便于系统的建设和使用,对于少量人员强调的“差异化”,更需要一定的强制管理措施,在满足整体架构的基础上,方可策划构建。

四、 基于以上架够设计的系统应用实例
    我们公司于2010年正式和广东同望科技股份有限公司合作,基于以上架构建设思路,从项目开始,双方认识就高度一致,无论从项目组织形式、人力投入还是进度安排等方面,均做过很多创新性部署,比如不再采用“四处奔波调研”的方式、不再拘泥于“细节变更纠缠”、研发人员打破常规深入前端,与用户面对面交流等等,整个系统架构经历两年多时间,基本保持稳定,并且,各项操作细节得到不断完善,也更加具备“实用性”和“易用性”,目前公司所有在建项目均开始使用该系统,“业务电子化”正逐步利用系统实现。
具体应用界面如图:


项目管理系统应用界面图  
五、 结束语
总之,在项目管理信息化的进程中,科学的系统架构对于整个项目的顺利实施是至
关重要的,项目信息化成效能否体现,很大程度上取决于架构设计的合理性,这也是我们自身实践过程中的一点体会,谨此探讨。


(责任编辑:王达)


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